| |  A. BACKGROUND Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat. Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan. Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien. Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS). Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012. Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat. Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut. B. OBJECTIVES Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk : - Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
- Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
- Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
- Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
- Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
- Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
- Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
- Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
- Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
- Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.
C. SYLLABUS - Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
- Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :
1) Kearsipan, 2) Arsip dinamis, 3) Arsip aktif, 4) Arsip inaktif, 5) Arsip vital, 6) Arsip statis, 7) Unit pengolah, 8) Unit kearsipan, 9) Jadwal Retensi Arsip, 10) Penyusutan arsip, 11) Pemusnahan arsip 12) Penyerahan arsip statis, 13) Pemeliharaan arsip, 14) Penggunaan arsip, 15) Pemberkasan, 16) Retensi arsip - Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
- Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
- Model records continuous model pada sistem manajemen arsip elektronis.
- Electronic Imaging System.
- Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
- Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
- Menambahkan text pada digital document.
- Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
- Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
- Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
- Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
- Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
- Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
- Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
D. AUDIENCE TARGET Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document E. DURATION : 2 Hari : 08.30 s/d 16.30 WIB F. TRAINING METHOD : Terangkan – Tunjukkan – Lakukan Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya. Trainer Profile ERAWAN SUPRIYATNA Praktisi dan trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 21 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1991 – sekarang, antara lain di Institute Secretary Management & Computer (ISMC Wijaya Kesuma), LPTKI, LPKIA, IKAI, LP3I, PT. Asia Furniture & Craft, PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. Yamaha Motor Kencana Indonesia (YMKI), PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company). Pernah menjabat sebagai Manager Training dan Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting, PT. Target Digital Solusindo. Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS). Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting. Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan sebagai berikut : Implementation Workload Analysis with Excel 2007 & VBA, General Affair Officer with Data Processing and Data Control, Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), dan lain-lain. Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping dan NLP di bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah, pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan.
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company). Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting. Beliau termasuk dalam tim konsultan manajemen kearsipan dan pengembangan software EFIDMS (New EDMS). Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan dan konsultasi serta pengembangan dan implementasi Electronic Filing and Document Management System, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi. Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut : IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment. Selain itu juga beliau adalah praktisi pelatihan dengan metode quantum teaching, quantum learning, mind mapping dan NLP di bagian pengembangan sumber daya manusia (HRD Training & Development) selama lebih dari 7 tahun. Dengan perpaduan metode pelatihan seperti itulah, pelatihan seberat apapun selalu dibawakan secara ringan, jelas dan tuntas. Sehingga proses pelatihan berlangsung dengan menyenangkan dan mencapai tujuan yang diinginkan oleh peserta pelatihan. | |
| | PROGRAM BACK GROUND - Masih dijumpai adanya persepsi yang keliru tentang Training, di mana keberhasilan Training diukur dari proses penyelenggaraan atau tercapainya target ‘mandays”, padahal indikator utama keberhasilan Training adalah jika terjadi perubahan cara kerja karyawan di tempat kerja.
- Guna mengetahui adanya perubahan cara kerja di tempat kerja, maka monitoring & evaluasi di tempat kerja (setelah Training diberikan) mutlak perlu dilakukan secara berkesinambungan (Measuring Training Impact at work – MTI).
- Kesadaran bahwa proses training yang efektif bermula dari bagaimana memilih program yang tepat untuk orang yang tepat (Training Needs Assessment – TNA)
- Dua aspek utama yaitu Identifikasi Kebutuhan Training (TNA) dan Evaluasi Dampak Training di tempat kerja (MTI) merupakan inti dari proses Training Management, selain aspek aspek Penyelenggaraan, Rancangan Materi, dan Mengajarkan Materi.
PROGRAM OBJECTIVES Setelah selesai mengikuti program ini para peserta akan memiliki : - Pemahaman tentang peran training, dan arti dari sebuah training yang berhasil, serta syarat-syarat keberhasilannya
- Pengetahuan tentang cara memilih program yang tepat untuk orang yang tepat, yaitu pengetahuan & keterampilan tentang tehnik & metode identifikasi dan analisa kebutuhan training (Training Needs Assessment)
- Pengetahuan tentang cara menerjemahkan hasil TNA ke dalam Perencanaan yang matang & realsitik, dan menerjemahkan Training Plan ke dalam Action Plan untuk Penyelenggaraan Program, termasuk pengetahuan & keterampilan tentang cara Merancang Materi Training.
- Pengetahuan tentang berbagai Tehnik & Metode Memberi Training sesuai dengan jenis dan materi yang diberikan
- Mengenal hal-hal yang menjadi hambatan yang membuat tidak berhasilnya Program Training, dan bagaimana cara mengantisipasi dan mengatasinya
- Pengetahuan tentang cara Merancang System dan Mekanisme Monitoring & Evaluasi hasil Training di tempat kerja.
OUTLINE - Peran Training dalam Pengembanngan Sumber Daya Manusia
- Apa yang disebut Training yang berhasil, serta syarat-syarat keberhasilannya
- Persepsi yang keliru (miss concept) tentang Training
- Pengertian, hakekat , dan sasaran utama dari Training Needs Assessment (TNA)
- Mengenal 3 jenis TNA
- Proses TNA yang berbasiskan Kompetensi, Kinerja, dan Program
- Bagaimana merancang Action Plan sebagai pedoman penyelenggaraan Training
- Bagaimana membuat Check List untuk proses penyelenggaraan Training
- Mengenal jenis-jenis bentuk ruangan dan peralatan Training
- Mengenal unsur-unsur yang termasuk katagori sebagai Training Material
- Standar Struktur Design dari sebuah Training Material
- Bagaimana merancang Training Material step by step
- Tehnik dan Metode Dasar dalam Memberi Training
- Penerapan Metode INTRO untuk merangsang peserta tertarik pada program sejak awal
- Sikap selama memberi Training serta tehnik membuat peserta mudah mengerti i
- Tehnik mengajukan dan menanggapi pertanyaan, jawaban, dan komentar, peserta
- Apa sebenarnya sasaran Akhir dari sebuah Training?
- Mengapa Training tidak berhasil
- Mengenal hambatan-hambatan penerapan hasil Training di tempat kerja
- Langkah-langkah yg perlu dilakukan dalam mengatasi hambatan-hambatan
- Bagaimana merancang System & Mekanisme evaluasi hasil training
- Aspek-aspek yang perlu dievaluasi dalam proses Training
- Korelasi antara Training Mgr, Line Mgr, Trainer,dan Organizer, dlm system evaluasi
- System evaluasi di kelas dan system evaluasi di tempat kerja
- Monitoring & Evaluasi training di tempat kerja, pengertian dan sasaran
- Proses tahap demi tahap dalam melakukan evaluasi hasil training di tempat kerja
- Memahami arti Key Indicators dan Standards dalam melakukan Evaluasi
- Bagaimana merancang Pola Dasar Evaluasi
- On-The-Job Training sebagai salah tindak lanjut hasil evaluasi
TARGET PARTICIPANT - Siapa saja baik langsung maupun tidak langsung berkaitan dengan fungsi Learning & Development, baik sebagai Manager / Supervisor, termasuk personel yang menangani kegiatan Training, seperi Training Manager / Training Coordinator / Training Officer
LEARNING METHODOLOGY Menggunakan Metode TSD (Tell – Show – Do) yaitu : - Memberi penjelasan atau menerangkan materi (lecturing).
- Memberi Contoh atas materi yang telah diterangkan
- Selanjutnya meminta setiap peserta baik secara perorangan maupun grup melakukan Latihan dan Mempraktekkan keterampilan yang telah diajarkan, yang antara lain :
- Membuat Training Matrix / Competency Based Training
- Membuat Action Plan sebagai pedoman penyelenggaraan Training
- Merancang Training Material
- Praktek melakukan INTRO dalam memberi Training
- Melakukan Evaluasi peserta selama training di kelas
- Membuat Key Indicator dan Standar (SOP)
- Merancang Rencana Pola Evaluasi di tempat kerja
PROGRAM DURATION - Jangka waktu program adalah 2 (dua) hari @7 (tujuh) jam efektif per hari, atau seluruhnya menjadi 14 (empat belas) jam efektif
- Agenda harian dimulai Jam 08.30 pagi dan berakhir jam 17.00, dengan 1 jam makan siang dan 2 kali Coffee Break @ 15 menit.
- Lebih dari 50% waktu digunakan untuk Latihandan Praktek peserta (Lihat Agenda Program)
- Sebagian besar waktu digunakan untuk Praktek Peserta, baik praktek merancang System Pelayanan maupun Role Play melakukan interaksi dengan Pelanggan seperti Handling Customer Complaint
PROGRAM AGENDA DAY 1 08.30 – 10.00 : - Sambutan Selamat Datang oleh Organizer
- Pendahuluan Program (Latar Belakang & Sasaran)
- Peran Training dalam Pengembanngan Sumber Daya Manusia
- Apa yang disebut Training yang berhasil, serta syarat-syarat keberhasilannya
- Persepsi yang keliru (miss concept) tentang Training
10.15 – 12.00 : - Pengertian, hakekat , dan sasaran utama dari Training Needs Assessment (TNA)
- Mengenal 3 jenis TNA
- Proses TNA yang berbasiskan Kompetensi, Kinerja, dan Program
- Latihan 1 : Membuat Training Matrix
- Bagaimana menerjemahkan TNA ke dalam Perencanaan Training
- Bagaimana merancang Action Plan sebagai pedoman penyelenggaraan Training
- Bagaimana membuat Check List dalam proses penyelenggaraan Training
13.00 – 15.00 : - Mengenal jenis-jenis Peralatan Training serta cara menggunakannya
- Mengenal berbagai bentuk set up ruangan serta penggunaannya
- Latihan 2 : Membuat Action Plan untuk penyelenggaraan Training
- Mengenal unsur-unsur yang termasuk katagori sebagai Training Material
- Standar Struktur Design dari sebuah Training Material
- Bagaimana merancang Training Material step by step
- Latihan 3 : Merancang materi Training
15.15 – 17.00 : - Tehnik dan Metode Dasar dalam Memberi Training
- Penerapan Metode INTRO untuk merangsang peserta tertarik pada program sejak awal
- Latihan 4 : Praktek melakukan INTRO
- Sikap selama memberi Training serta
- Ttehnik membuat peserta mudah menerima dan memahami materi
DAY 2 08.30 – 10.00 : - Apa sebenarnya sasaran Akhir dari sebuah Training?
- Mengapa Training tidak berhasil
- Mengenal hambatan-hambatan penerapan hasil Training di tempat kerja
- Langkah-langkah yg perlu dilakukan dalam mengatasi hambatan-hambatan
- Bagaimana merancang System & Mekanisme evaluasi hasil training
10.15 – 12.00 : - Aspek-aspek yang perlu dievaluasi dalam proses Training
- Korelasi antara Training Mgr, Line Mgr, Trainer, dan Organizer dlm system evaluasi
- System evaluasi di kelas dan system evaluasi di tempat kerja
- Latihan 5 : Membuat evaluasi di kelas
- Monitoring & Evaluasi training di tempat kerja, pengertian dan sasaran
- Proses tahap demi tahap dalam melakukan evaluasi hasil training di tempat kerja
13.00 – 15.00 : - Memahami arti Key Indicators dan Standards dalam melakukan Evaluasi
- Latihan 6 : Membuat Key Indicator dan Standar (SOP)
- Bagaimana merancang Pola Dasar Evaluasi
- Latihan 7 : Membuat Pola Dasar Evaluasi
- Bagaimana merancang Formulir Evaluasi berdasarkan Key Indicator
- Latihan 8 : Membuat Formulir Evaluasi
15.15 – 17.00 : - Mekanisme Monitoring & Evaluasi
- Obyek atau sasaran evaluasi
- Ketentuan-ketentuan tentang hasil evaluasi
- Dua cara dalam melakukan follow up hasil evaluasi
- On-The-Job Training sebagai salah tindak lanjut hasil evaluasi
- Latihan 9 : Role Play melakukan evaluasi dan On-the-Job Training
WORKSHOP LEADER
Semba Biawan
Semba Biawan yang terakhir bekerja dan mengakhiri masa tugasnya di Coca-Cola Indonesia dan Coca-Cola Amatil Indonesia Kantor Pusat Jakarta, – di mana ia bekerja selama hampir 10 tahun sebagai National Learning &Development Manager, memiliki pengalaman kerja lebih dari 35 tahun pada posisi manajerial di bidang Human Resources & Training di perusahaan Nasional dan Multinasional.
Ia memulai karir manajerialnya di thn 1976 sebagai Human Resources Manager di sebuah Industri Tekstil yang dikelola oleh Bancom dari Pilipina, kemudian bekerja di Hotel berbintang yang bermata rantai internasional yaitu di Regent International, Beufort International, Mandarin Oriental, dan Melia Sol.
Ia belajar di National Hotel Institute (NHI) Bandung, lebih dari 36 tahun yang lalu (lulus dengan peringkat terbaik – best student), selanjutnya mengikuti berbagai Management Development Program dan Seminar baik di dalam maupun di luar negeri, antara lain :
- Management Development Program, oleh Prof. Alejandro Reyes of Asian Institute of Management (AIM), Manila, Philippines
- Train the Trainer Program, oleh Mr. Gianfranco Astory of Lausanne Hotel School, Switzerland – Best Student
- Supervisory Development on Communication, oleh Mr. Sandy Strayer of Inter-Continental Hotels Corporation, Jakarta
- Leadership and Influence, oleh DR. Roger Gill of Dimension Development International (DDI), Hongkong.
- Negotiation & Sales Presentation, oleh Director of Customer Service of The Coca-Cola Company, Pacific Group, Kuala Lumpur
- Dealing With Changes, a psychological training program, oleh Pacific Institute, Perth, Australia
- Effective Way In Learning Process, oleh Mr. Rolando Alpe of Leading Consulting Network, Makati, Manila
- OptimaLearning, oleh DR. Ivan Barzakov, specialist in research on the roles of music in learning process, Jakarta.
- Subliminal Dynamic, learn about function of sub-conscious part of the brain in learning process, oleh Mr. Richards L. Welch, K Lumpur
Hampir di semua perusahaan di mana ia bekerja, selalu mulai dari periode pre-opening dan sebagai opening team terlibat dalam proses merancang dan setting up system & prosedur di bidang Human Resources & Training. Pada saat ia masih aktif di bidang perhotelan, ia berkesempatan memberi training selama 3 bulan kepada para Manager dari hotel di bawah PT. HII, dan ia terpilih sebagai Best Trainer (berdasarkan penilaian peserta) di antara 10 trainer yang ada.
Setelah hampir 10 tahun bekerja di Coca-Cola, Semba Biawan kini memiliki aktivitas sebagai Independent Senior Consultant di bidang Learning & People Development, yang hingga kini telah memberi training kepada ribuanorang dari ratusan perusahaan.
Selama bekerja di Coca-Cola, Semba biawan terlibat dalam peroses merencanakan, merancang, meluncurkan,dan memberikan Program Training untuk para karyawan Coca-Cola seluruh Indnesia terutama para staf di bidang Sales & Distribusi, yaitu Sales Center Manager, Sales Supervisor, dan Salesman, di samping ia juga terlibat dalam peroses merancang Coca-Cola National Learning Center.
Sampai dengan saat ini ada lebih dari 30 Program Training yang telah dirancang dan diberikan (baik secara In-House maupun Public) yang berkaitan dengan Leadership & Komunikasi, Sales & Distribusi, Customer Service, Human Resources Management & Training Management, Problem Solving & Decision Making, dan soft skills lainnya (lihat Daftar Klien untuk In-House Training, terlampir).
Di luar tugas pokoknya, Semba Biawan sejak masih di Coca-Cola hingga saat ini sering diminta untuk menjadi pembicara (speaker) di berbagai seminar manajemen yang diselenggarakan oleh Seminar Organizer, Educational Institutions dan Professional Associations, di samping ia juga banyak menulis di majalah dan surat kabar antara lain di Suara Karya, Bali Post, Bulletin Ekonomi BAPINDO, Majalah Psikologi ANDA, dan Majalah
SWA, dan pada tahun 2007 ia menulis buku tentang Leadership & Komunikasi yang berjudul “Your Words Your Power” yang diterbitkan oleh Gramedia Group, diikuti oleh bukunya yang kedua yang diterbitkan oleh penerbityang sama (Gramedia Group) pada Maret 2013 yang berjudul : “Teknik Menjual Diri - Dalam Merebut Lowongan Kerja” . | |
| | PROGRAM BACK GROUND - Masih kurangnya kesadaran bahwa proses training yang efektif bermula dari langkah profesional dalam memilih program yang tepat untuk orang yang tepat
- Masih telihat gejala bahwa training diberikan tidak berdasarkan kebutuhan nyata dari seseorang atau sekelompok orang, sehingga training tersebut tidak memberi dampak terhadap perubahan cara kerja karyawan, karena pengetahuan & keterampilan yang diperoleh tidak relevan dengan peran, tugas, serta aktivitas karyawan sehari-hari
- Training dianggap sebagai obat mujarab untuk semua penyakit sehingga selalu dijadikan pilihan untuk mengatasi kinerja perusahaan yang menurun, padahal kinerja yang menurun tersebut belum tentu disebabkan oleh faktor Manusia, tapi bisa saja karena faktor System Kerja dan Sarana Kerja yang tidak memenuhi standar
PROGRAM OBJECTIVES Setelah selesai mengikuti program ini para peserta akan memiliki :
- Pemahaman tentang peran TNA sebagai tahap awal dalam menentukan keberhasilan Training
- Kesadaran bahwa training yang efektif berawal dari bagaimana memilih Program yang tepat untuk Orang yang tepat
- Pengetahuan dan keterampilan tentang tehnik dan metode dalam melakukan Proses Identifikasi dan Analisa kebutuhan training (Training Needs Assessment) tahap demi tahap
OUTLINE - Pengertian dan hakekat dari Training Needs Assessment (TNA
- Peran TNA dalam memperoleh Program Training yang efektif
- Latar belakang mengapa TNA diperlukan
- Knowledge, Skill, dan Attitude (KSA) sebagai target evaluasi dlm TNA
- Antara Analisa Masalah dengan Analisa Kebutuhan Training
- TNA dan “Performance Gap”
- Metode pengumpulan data dalam proses TNA
- Sumber data & informasi dalam proses TNA
- Siapa yang berkompeten melakukan TNA, dan Mengapa
- Hubungan peran antara Training Mgr dan Line Mgr dalam proses TNA
- Mengenal tiga basis sebagai patokan dalam melakukan TNA
- TNA yang berbasiskan Kompetensi
- Proses menerjemahkan Job Discription ke Activities dan Competency
- Proses menetapkan Program yang tepat untuk Jabatan yang tepat
- Menjabarkan Program utk Kebutuhan Jabatan ke Kebutuhan Perorangan
- Memperoleh tingkat kemampuan perorangan dg Survey & Proficiency Test
- Bagaimana merancang qoistionnaire dan bahan untuk Proficiency Test
- Proses TNA yang berbasiskan Program
- Menetapkan Sasaran dan Garis Besar Program yang ditawarkan
- Bagaimana menjabarkan Job Desc. ke dalam Daftar Aktivitas
- Proses menetapkan orang yang tepat dalam mengikuti Program
- Proses TNA yang berbasiskan Kinerja
- Memahami System & Mekanisme Evaluasi, serta Key Indicator dan Standard
- Proses step by step dalam menentukan Program yang tepat untuk Orang yang tepat
TARGET PARTICIPANT - Siapa saja baik langsung maupun tidak langsung berkaitan dengan fungsi Learning & Development, baik sebagai Manager / Supervisor, termasuk personel yang menangani kegiatan Training, seperti Training Manager / Training Coordinator / Training Officer
LEARNING METHODOLOGY
Menggunakan Metode TSD (Tell – Show – Do)yaitu : - Memberi penjelasan atau menerangkan materi (lecturing).
- Memberi Contoh atas materi yang telah diterangkan
- Selanjutnya meminta setiap peserta baik secara perorangan maupun grup melakukan Latihan dan Mempraktekkan keterampilan yang telah diajarkan, yang antara lain :
- Membuat Daftar aktivitas yang diterjemahkan ke Daftar Kompetensi
- Membuat Daftar Program Training yang diperlukan berdasarkan Kompetensi dari jabatan tertentu (Training Matrix)
- Latihan membuat system evaluasi untuk memperoleh Orang Yang Tepat untuk dikirim mengikuti Program tertentu
- Membuat system dan mekanisme evaluasi untuk memnentukan Program yang tepat untuk orang yang tepat (Performance-Based Training)
PROGRAM DURATION
- Jangka Waktu Program adalah 2 (dua) hari @ 7 jam (efektif) per hari, atau berjumlah 14 jam (efektif)).
- Agenda harian dimulai Jam 08.30 pagi dan berakhir jam 17.00, dengan 1 jam makan siang dan 2 kali Coffee Break @ 15 menit.
- Lebih dari 50% waktu digunakan untuk Latihan dan Praktek peserta
- Sebagian besar waktu digunakan untuk Praktek Peserta, baik praktek merancang System Pelayanan maupun Role Play melakukan interaksi dengan Pelanggan seperti Handling Customer Complaint
PROGRAM AGENDA DAY 1
08.30 – 10.00 : - Pengertian dan hakekat dari Training Needs Assessment (TNA)
- Peran TNA dalam memperoleh Program Training Yang Efektif
- Latar belakang mengapa TNA diperlukan
- Knowledge, Skills, dan Attitude (KSA) sebagai target evaluasi dlm TNA
- Antara Analisa Masalah dengan Analisa Kebutuhan Training
10.15 – 12.00 : - TNA dan “Performance Gap”
- Beberapa metode pengumpulan data dalam proses TNA
- Sumber data & informasi dalam proses TNA
- Siapa yang berkompeten melakukan TNA ?, Mengapa?
- Hubungan peran antara Training Mgr. & Line Mgr dalam TNA
13.00 – 15.00 : - Mengenal tiga basis sebagai patokan dalam melakukan TNA
- TNA yang berbasiskan Kompetensi
- Proses menerjemahkan JobDesc ke Activities dan Competency
- Latihan : membuat Daftar Competency berdasarkan JobDesc.
- Presentasi : setiap kelompok mempresentasikan hasil latihan
15.15 – 17.00 : - Proses menetapkan Program yg tepat untuk jabatan yg tepat
- Latihan : Membuat Daftar Program Training yang dibutuhkan oleh setiap Posisi, berdasarkan kompetensi yang harus dimiliki
- Presentasi : Setiap kelompok mempresentasikan hasil latihan
DAY 2 08.30 – 10.00 : - Menjabarkan Program utk Kebutuhan Jabatan ke Kebutuhan Perorangan
- Memperoleh tingkat kemampuan perorangan dg Survey & Proficiency Test
- Bagaimana merancang Qoistionnaire dan bahan Proficiecy Test
- Latihan : Menjabarkan Program dari Keb. Jabatan ke Perorangan,
- Presentasi : Setiap kelompok mempresentasikan hasil latihan
10.15 – 12.00 : - Proses TNA yang berbasiskan Program
- Menetapkan Sasaran dan Garis Besar Program yang ditawarkan
- Bagaimana menjabarkan Garis Besar Program ke Daftar Keterampilan
- Latihan : Menetapkan Program yg ditawarkan ke dalam Daftar
- Pengetahuan & Keterampilan yg akan diajarkan
- Presentasi : Setiap kelompok mempresentasikan hasil latihan
13.00 – 15.00 : - Bagaimana menjabarkan Job Descriptions ke dalam Daftar Aktivitas
- Daftar Aktivitas vs. Daftar Pengetahuan & Keterampilan yg akan dipelajari
- Proses menetapkan orang yg tepat untuk mengikuti Program
- Latihan : Membuat Daftar Aktivitas, kemudian cocokkan dengan Daftar
- Pengetahuan & Keterampilan, utk menetapkan peserta
- Presentasi : Setiap kelompok mempresentasikan hasil latihan
15.15 – 17.00 : - Proses TNA yang berbasiskan Kinerja
- Memahami System & Mekanisme evaluasi thdp proses kerja
- Key Indicator, Standard, dan Formulir Evaluasi sebagai dasar TNA
- Proses menetapkan Program yg tepat untuk Orang yang tepat
- Latihan: Membuat System Evaluasi
WORKSHOP LEADER :
Semba Biawan
Semba Biawan yang terakhir bekerja dan mengakhiri masa tugasnya di Coca-Cola Indonesia dan Coca-Cola Amatil Indonesia Kantor Pusat Jakarta, – di mana ia bekerja selama hampir 10 tahun sebagai National Learning &Development Manager, memiliki pengalaman kerja lebih dari 35 tahun pada posisi manajerial di bidang Human Resources & Training di perusahaan Nasional dan Multinasional.
Ia memulai karir manajerialnya di thn 1976 sebagai Human Resources Manager di sebuah Industri Tekstil yang dikelola oleh Bancom dari Pilipina, kemudian bekerja di Hotel berbintang yang bermata rantai internasional yaitu di Regent International, Beufort International, Mandarin Oriental, dan Melia Sol.
Ia belajar di National Hotel Institute (NHI) Bandung, lebih dari 36 tahun yang lalu (lulus dengan peringkat terbaik – best student), selanjutnya mengikuti berbagai Management Development Program dan Seminar baik di dalam maupun di luar negeri, antara lain :
- Management Development Program, oleh Prof. Alejandro Reyes of Asian Institute of Management (AIM), Manila, Philippines
- Train the Trainer Program, oleh Mr. Gianfranco Astory of Lausanne Hotel School, Switzerland – Best Student
- Supervisory Development on Communication, oleh Mr. Sandy Strayer of Inter-Continental Hotels Corporation, Jakarta
- Leadership and Influence, oleh DR. Roger Gill of Dimension Development International (DDI), Hongkong.
- Negotiation & Sales Presentation, oleh Director of Customer Service of The Coca-Cola Company, Pacific Group, Kuala Lumpur
- Dealing With Changes, a psychological training program, oleh Pacific Institute, Perth, Australia
- Effective Way In Learning Process, oleh Mr. Rolando Alpe of Leading Consulting Network, Makati, Manila
- OptimaLearning, oleh DR. Ivan Barzakov, specialist in research on the roles of music in learning process, Jakarta.
- Subliminal Dynamic, learn about function of sub-conscious part of the brain in learning process, oleh Mr. Richards L. Welch, K Lumpur
Hampir di semua perusahaan di mana ia bekerja, selalu mulai dari periode pre-opening dan sebagai opening team terlibat dalam proses merancang dan setting up system & prosedur di bidang Human Resources & Training. Pada saat ia masih aktif di bidang perhotelan, ia berkesempatan memberi training selama 3 bulan kepada para Manager dari hotel di bawah PT. HII, dan ia terpilih sebagai Best Trainer (berdasarkan penilaian peserta) di antara 10 trainer yang ada.
Setelah hampir 10 tahun bekerja di Coca-Cola, Semba Biawan kini memiliki aktivitas sebagai Independent Senior Consultant di bidang Learning & People Development, yang hingga kini telah memberi training kepada ribuanorang dari ratusan perusahaan.
Selama bekerja di Coca-Cola, Semba biawan terlibat dalam peroses merencanakan, merancang, meluncurkan,dan memberikan Program Training untuk para karyawan Coca-Cola seluruh Indnesia terutama para staf di bidang Sales & Distribusi, yaitu Sales Center Manager, Sales Supervisor, dan Salesman, di samping ia juga terlibat dalam peroses merancang Coca-Cola National Learning Center.
Sampai dengan saat ini ada lebih dari 30 Program Training yang telah dirancang dan diberikan (baik secara In-House maupun Public) yang berkaitan dengan Leadership & Komunikasi, Sales & Distribusi, Customer Service, Human Resources Management & Training Management, Problem Solving & Decision Making, dan soft skills lainnya (lihat Daftar Klien untuk In-House Training, terlampir).
Di luar tugas pokoknya, Semba Biawan sejak masih di Coca-Cola hingga saat ini sering diminta untuk menjadi pembicara (speaker) di berbagai seminar manajemen yang diselenggarakan oleh Seminar Organizer, Educational Institutions dan Professional Associations, di samping ia juga banyak menulis di majalah dan surat kabar antara lain di Suara Karya, Bali Post, Bulletin Ekonomi BAPINDO, Majalah Psikologi ANDA, dan Majalah
SWA, dan pada tahun 2007 ia menulis buku tentang Leadership & Komunikasi yang berjudul “Your Words Your Power” yang diterbitkan oleh Gramedia Group, diikuti oleh bukunya yang kedua yang diterbitkan oleh penerbityang sama (Gramedia Group) pada Maret 2013 yang berjudul : “Teknik Menjual Diri - Dalam Merebut Lowongan Kerja” . | |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar